Online Terminvereinbarung mit dem Buchungstool Calendly

von | 31.03.2020 | Tools für deinen Erfolg

Online Terminvereinbarung automatisieren – damit du deine Zeit sinnvoller nutzen kannst

In diesem Video erfährst du, wie du ohne lästiges Email-Ping-Pong eine Online Terminvereinbarung mit deinen Interessenten oder Kunden umsetzen kannst. Einmal eingerichtet brauchst du dich künftig nicht mehr um die Terminvergabe kümmern.

Deine Kunden und Interessenten wählen einfach aus den zuvor von dir freigegebenen Zeiträumen einen passenden Termin aus. Wenn du dann noch einen Onlinekalender wie z.b. den Google-Kalender mit dem Buchungstool Calendly verbindest, werden auch diese Termine mit deinem Kalender synchronisiert. So sind doppelte Termine ausgeschlossen.

Video: Calendly im Einsatz

Buchungstool Calendly im Überblick

Schritt für Schritt zur automatisierten Terminbuchung

Nachfolgend möchte ich dir zeigen, wie du bereits mit dem kostenlosen Plan von Calendly deine Terminbuchungen automatisieren kannst.

Zunächst musst du dir einen Account erstellen. Gehe dazu auf https://calendly.com und trage einfach deine E-Mail-Adresse in das Feld ein und klicke auf ‚registrieren‘.

Registrierung bei Calendly

Anschließend erscheint ein Fenster, das dich darauf hinweist, dass es vorteilhaft wäre, die Registrierung direkt über dein Google-Konto durchzuführen, da dann automatisch schon dein Google-Kalender verbunden werden kann.

Da ich dir ohnehin empfehle einen Google-Kalender zu synchronisieren, schlage ich dir nun vor ein Google-Konto zu erstellen (falls du noch keines hast).

Du kannst natürlich auch für den Calendly-Login eine „normale, nicht-Google-Adresse“ nehmen und später noch deinen Online-Kalender (Google, Outlook, iCal) mit Calendly synchronisieren.

Calendly Schritt 2

Falls du mit einer ’normalen‘ Email-Adresse als Login weitermachen möchtest, einfach unten auf „Click here“…  

Calendly Schritt Registrierung

Im nächsten Schritt trägst du deinen Namen und dein Wunschpasswort ein, den rechtlichen Rahmenbedingungen zustimmen und „continue“…

Bevor es nun endlich losgehen kann musst du noch deine E-Mail Adresse verifizieren. Dafür erhältst du automatisch eine Mail von Calendly mit einem Link zur Aktivierung. Schau auch in deinem Spam-Ordner nach, falls die Mail nicht gleich im Posteingang landen sollte.

Calendly- Email verifizieren

Grundeinstellungen einrichten – Installationsassistent

Wenn du dich dann durch Eingabe des Passworts eingeloggt hast, kannst du im nächsten Schritt deine Adresse festlegen, unter der dann deine Terminereignisse gebucht werden können. In diesem Beispiel wäre das „https://calendly.com/stephan-jorda-t1“.

Calendly Name festlegen

Onlinekalender einbinden und synchronisieren

Nun werden dir vom System verschiedene externe Online-Kalender angeboten. Diese kanst du sehr einfach integrieren. Folge dazu den Anweisungen der jeweiligen Services.

Calendly mit Onlinekalender verbinden

Verfügbarkeit nach Wochentagen und buchbare Zeiten definieren

Der Assistent führt dich als nächstes zu deiner Wochenansicht. Hier kannst du eine „Grund-Verfügbarkeit‘ einstellen, zu welchen Zeiten an welchen Tagen du die Termine buchbar machen möchtest. Die Einstellungen lassen sich später auch noch anpassen. 

Verfügbarkeiten einstellen

Vorlage passend zu deinem Beruf

Im nächsten Abschnitt kannst du aus verschiedenen Vorlagen wählen. Je nachdem werden dir von Calendly dann ein paar Beispiel-Ereignisse angelegt, welche du hervoragend zum Start nutzen kannst. Wähle hier eine passende Rolle aus.

Calendly - Beruf und Vorlage

Das Calendly Dashboard – die Startseite

Willkommen auf der Startseite für deine künftige Online Terminvereinbarung. Zunächst fällt auf, dass dir der Assistent immer noch behilflich sein möchte und dir bei den weiteren Schritten unter die Arme greift. (Siehe rechtes Fenster).

Wie du siehst wurden bereits drei sogenannte „Ereignistypen“ angelegt, die zum Thema „Freelancer / Berater“ passen: 15 Minuten Besprechung, 30 Minuten Besprechung und 60 Minuten Besprechung.

Ereignistypen sind zum Beispiel Telefonbesprechungen, Vor-Ort-Termine oder andere Terminereignisse.

Als nächstes folgen wir den Anweisungen des Assistenten um die Einrichtung abzuschließen.

Dashboard Ansicht

Verbinde deinen Kalender

In meinem Beispiel verbinde ich nun meinen Google-Kalender. Nach dem Klick auf „verbinden“ erscheint der Google-Login. Nachfolgend bestätige ich die Freigabe der App für den Google-Kalender.

Google Kalender verbinden
Erfolgreich verbunden zur Terminvergabe

Ereignistyp anpassen

In der kostenlosen Variante kannst du maximal 1 Ereignistyp ‚gleichzeitig‘ nutzen. Wir nehmen jetzt einmal an, dein Termin dauert 30 Minuten. Also nutzen wir im Beispiel die „30 Minuten Besprechung“ und klicken einmal direkt auf den Kasten oder auf das kleine Zahnrad und auf „bearbeiten“.

Calendly Ereignisse

 Nun können wir alle wichtigen Einstellungen für den „One-on-One-Ereignistyp“ anpassen:

Ereignistyp bearbeiten

Welches Ereignis ist das?

In diesem Formular können wir nun den „Ereignisname“ ändern, den Ort (hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, z.B. Persönliches Meeting, Anruf oder Onlinekonferenz-tools) anpassen, die Beschreibung sowie den Link, unter dem das ereignis Buchbar ist eintragen.

Online Terminvereinbarung einstellen

Wann ist das Ereignis buchbar?

Ereignisdauer: Hier stellst du die Dauer des Termin ein.

Datumsbereich: Es macht Sinn zu überlegen, wie weit in die Zukunft hinein ein Termin ausgewählt werden kann. Standardmäßig sind es hier 60 Tage.

Zeitzone des Ereignisses: Hier könntest du die Zeitzone bearbeiten, sollte diese nicht korrekt sein.

Verfügbarkeit (Stunden): Lege hier deine grundsätzlichen Zeiten fest, an denen Termin buchbar sein sollen. Wenn du einen Onlinekalender wie Google Kalender synchronisiert hast werden darüberhinaus bereits geblockte Termine berücksichtigt und können nicht mehr gebucht weren.

Zeiten für Terminvergabe

Verfügbarkeit (Erweitert): 

Verfügbarkeitsabstufungen – lege hier die Frequenz der buchbaren Termine fest. Bsp. alle 15 Minuten (8:00, 8:15, 8:30, 8:45, etc.)

max. Ereignisse pro Tag – falls du z.B. diese Art Termin nur einmal am Tag vergeben möchtest, trage eine 1 ein.

Mindestplanungsfrist – Der Zeitraum ab wann in der Zukunft ein Termin gebucht werden kann. Beispielsweise hier 4 Stunden. Nehmen wir an es wäre jetzt 8 Uhr morgens wenn dein Kunde am Computer sitzt und einen Termin raussucht. Er kan nun frühestens einen Termin ab 12 Uhr buchen (je nachdem ob das ein von dir freigegebener und noch nicht in deinem Onlinekalender verplanter Zeitraum ist).

Ereignispuffer – Gib hier an, wieviel Puffer du vor- und nach diesem Ereignis benötigst.

Geheimes Ereignis: wenn du diesen Schalter aktivierst wird dieses Ereignis in deiner öffentlichen Übersicht deiner Ereignisse nicht angezeigt.

Calendly Erweiterter Terminabgleich

Fragen für Eingeladene?

Obligatorisch sind der Name und die Email-Adresse.

Du kannst aber noch weitere, eigene Fragen erstellen. Hier gibt es verschiedene Formularfeld-Typen:

  • Eine Zeile:
    • für Antworten mit wenigen Wörtern geeignet.
  • Mehrere Zeilen:
    • ein Textfeld, das auch aus Sätzen bestehen kann.
  • Optionsfelder:
    • Mehrere Antwortmöglichkeiten, nur eine davon kann ausgwählt werden.
  • Kontrollkästchen:
    • Mehrere Antwortmöglichkeiten, es können mehrere Antworten ausgewählt werden.
  • Telefonnummer:
    • für eine Telefonnummer 🙂
Eigene Fragen zur Terminvergabe

Benachrichtigungen und Stornierungsbedingungen

Kalendereinladungen – ich hätte hier gerne eine Einlladung per Mail statt eine Kalendereinladung. Deshalb klicke ich „Zu E-Mail-Bestätigungen wechseln“. Bei „Personalisieren“ hast du auch noch die Möglichkeit die Texte und Textbausteine anzupassen.

Die weiteren Erinnerungsfunktionen sind im kostenlosen Plan nicht aktivierbar. (Nach Erstanmeldung hast du allerdings 14 Tage vollen Funktionsumfang und kannst das einmal testen).

Stornierungsbedingungen anzeigen – hier kannst du zum einen bestimmen, ob dem User in seinen Bestätigungen Links zum Absagen oder Verschieben des Termins angezeigt werden. Zum anderen kannst du einen Text im Falle einer Absage festlegen mit den Stornierungsbedingungen.

Benachrichtigungen einstellen

Bestätigungsseite

In der kostenlosen Versio von Calendly kannst du hier lediglich die Standard-Bestätigungsseite nutzen.

bestätigungsseite auswählen

Zahlungen einziehen

Diese Funktion steht dir nur in einem bezahlten Plan zur Verfügung. Hier könnteste du z.B. paypal als Zahlungsanbieter integrieren. Der Termin wird dan quasi erst nach erfolgter Onlinezahlung eingebucht.

Online-Zahlungen einbinden

Deine Online Terminvergabe mit deiner Webseite verbinden

Nachdem du nun dein Ereignistyp angelegt beziehungsweise eingerichtet hast, solltest du noch das Tool mit deiner Webseite verbinden.

Auf der Calndly Startseite klickst du auf das Zahnradsymbol auf dem Ereignis, welches integriert werde soll. Dann einfach auf „Der Webseite hinzufügen“ klicken.

Integration in die eigene Webseite

 

Es gibt bei Calendly verschiedene Möglichkeiten zur Integration:

  • Die einfachste Variante ist mit einem einfachem Link auf die Ereignis-Seite
    • z.B. mit einem Button auf deiner Seite, der als Ziel die URL des Ereignistyps enthält. In unserem Beispiel wäre das: https:www.calendly.com/stephan-jorda-t1/30min
URL für die Integration

Um die Online Terminvergabe direkt auf deine Webseite zu integrieren bietet dir Calendly folgendes:

  • Inline-Einbettung
    • Es gibt hier Einstellmäglichkeiten zu Farben und Ein-/Ausblenden von Textpassagen. Du erhältst einen Code, den du in deine Webseite einfügen kannst. Etwas Know-How zu HTML/Javascript sind hier vorteilhaft.
  • Popup-Widget
    • Das Widget wird unten rechts auf deiner Webseite erscheinen und beim Klick darauf öffnet sich das Formularfenster als Popup. Auch hier kannst du Style-Anpassungen machen und erhältst einen Code zur Integration in deine Webseite.
  • Popup-Text
    • unterscheidet sich lediglich dadurch, dass statt des Buttons ein Inline-Text Element an der Stelle platziert wird, wo du den Code auf deiner Webseite einbindest.
Terminbuchungs-Tool integrieren

Fazit und Feedback

Wenn du einen Teil deines Geschäfts digitalisieren möchtest, sind solche Möglichkeiten perfekt geeignet um mit „kleineren“ Aufgaben damit zu starten.
In der Zeit, in der du über mehrere Emails verteilt einen passenden Termin für deinen Interessenten vereinbaren musst, könntest du auch bereits an seinem Projekt arbeiten.

Überlege einmal wie du diese Online Terminvereinbarung für dich umsetzen kannst.

Starte einfach mit der kostenlosen Version und teste das Buchungstool Calendly völlig unverbindlich. Ich bin jedenfalls begeistert davon und nutze die „gewonnene“ Zeit sinnvoll für mich.

Wenn du Fragen hast, schreib mir gerne direkt an stephan@stephanjorda.de oder vereinbare ein kostenloses Erstgespräch. -> umgesetzt mit Calendly 😉

Viel Erfolg!

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22 Kommentare

  1. Danke für die hilfreiche Erklärung! 🙂 Ich habe meine Calendly-Einbindung direkt etwas aufhübschen und effizienter gestalten können.

    Antworten
  2. Hallo Stephan, vielen Dank für Deine Ausführungen.

    Ich habe mich bereits länger mit Calendly beschäftigt. Kannst Du mir sagen, ob es eine Möglichkeit gibt, einen Termin (15 Minuten) doppelt zu vergeben? Hintergrund 2 Kunden in einem großen Shop zur selben Uhrzeit und Datum?

    Bietet Calendly auch eine Möglichkeit einen individuellen Termin für eine Kundin z.B. nachträglich, manuell durch den Shopbesitzer in Calendly einzutragen? Wäre es dann möglich einen Termin aufzurufen und Namen der Kundin mit eMail-Adresse einzutragen?

    Antworten
    • Hallo Jürgen, Besten Dank!… Wenn ich dich richtig verstehe, möchtest du 2 Kunden in einen lokalen Shop einen Termin zur Verfügung stellen? Das ist auch möglich. Schau dir dazu einmal die Teamplanung an: https://help.calendly.com/hc/de/articles/223145867-Optionen-zum-Planen-mit-mehreren-Personen (am Ende des Beitrags).
      Auch für deine zweite Frage gib es die Möglichkeit bei Calendly. Du hast die gebuchten Ereignisse in deiner Übersicht und kannst diese editieren.
      Viel Erfolg und lass uns wissen wie es läuft. Schöne Grüße Stephan

      Antworten
  3. Hallo, ich möchte mit Calendly Einladungen für bestimmte Tage in 1 Stunden Abstand machen. Aber immer nur einen Termin mit einer Person pro Stunde. Sind bereits vergebene Stunden für einen Interessenten geblockt?

    Antworten
    • Hallo Markus, vielen Dank für deine Frage.
      Zunächst einmal sind vergebene Stunden automatisch nicht mehr buchbar / werden also geblockt 👍🏻
      In der neuen Version kannst du z.B. für E-Mail-Einladungen eine neue Funktion nutzen „Teilen -> Zeiten zu Email hinzufügen“ und so bestimmte Zeiten auswählen. Schau dir gerne dazu das Video an: https://www.youtube.com/watch?v=ejfTq2zPah0

      Allgemein lässt sich auch in den einzelnen Ereignissen eine „Zeit davor/danach“ einstellen, sodass du 1 Stunde auch dazwischen freihalten kannst. Ich hoffe es hilft weiter. LG Stephan

      Antworten
  4. Hallo,
    ich bin gerade in der Testphase und komme nicht weiter. Ich habe 2 Filialen in denen Ich Beratungtermine buchen lassen möchte. Vielleicht auch noch eine dritte Option für online Beratungen. Ich habe alle drei Ereignisse in einem one in one Ereignistyp untergebracht. Wenn jetzt aber ein Termin für eine Filiale gebucht wird, ist der Termin für die andere Filiale auch geblockt. Wie kann ich eine Auswahl der unterschiedlichen Filialen hinbekommen?

    Antworten
    • Hallo Jürgen, vielen Dank für deine Frage.
      In diesem Fall kannst du das so umsetzen, dass du für jede Filiale einen eigenen z.B. Google-Kalender anlegst und ein eigenes Calendly-Konto nutzt. So wären beide Filialen autark und felxibel.
      Du kannst aber auch über die Team-Funktion mehrere Kalender in einem Calendly-Konto unterbringen, sodass z.B. wenn im einen Kalender nichts mehr frei ist, eben der Termin für das zweite Team-Mitglied (in deinem Fall Filiale) herangezogen wird und buchbar ist. Schau gerne hier einmal nach: https://help.calendly.com/hc/de/articles/223145667-Arbeiten-mit-mehreren-Kalendern
      Viele Grüße, Stephan

      Antworten
    • Hallo, ein super Artikel! Habe calendly ausprobiert. Habe aber ein Problem. Der Klient, der sich einen Termin gebucht hat sieht in der Bestätigungsmail meine Gmail-Adresse. Das möchte ich auf keinen Fall! Ich schaue dort auch nie nach Mails und würde überhaupt nicht mitbekommen, wenn mir da jmd schreibt. Kann ich das irgendwie so umstellen, dass die Gmail-Adresse nicht angezeigt wird?

      Antworten
      • Hallo Lena,
        Vielen Dank für das Kompliment, freut mich sehr.
        Hast du dich denn mit dieser Email bei Calendly angemeldet? Ich würde vorschlagen dort in den Kontoeinstellungen die Email zu hinterlegen, über die du auch erreichbar bist. Ich hoffe das beantwortet deine Frage? LG Stephan

        Antworten
  5. Hallo Stephan,

    ich nutze die Gratis-Version von Calendly ohne Google-Kalender und habe die Termin-Buchungsseite in meine Website integriert. Bislang konnte ich meine Verfügbarkeit auch bei Bedarf ändern. Jetzt, so mein Eindruck, streikt Calendly bei diesen Änderungen. Sie werden nicht übernommen.

    Kann das daran liegen, dass ich den gleichen Code nun auch in eine zweite Website integriert habe um Calendly auch für ein anderes Business zu nutzen, die Gratis-Version aber nur eine Anwendung erlaubt?

    Danke und Grüße

    Bruno Reiferscheid

    Antworten
    • Hallo Bruno,

      gute Frage – ich habe es noch nicht mit der Gratis-Version getestet, aber es sollte keine Auswirkungen haben, wenn du den Einbettungs-Code auf mehreren Seiten nutzt, da es um dasselbe Ziel geht. Eine Einschränkung ist mir hier nicht bekannt.
      Wird das Kalenderfeld korrekt angezeigt – aber der Termin nach dem Ausfüllen nicht eingetragen?

      Du könntest alternativ aber auch einen Link nutzen und auf die Ereignisseite verlinken. Ich nutze das in manchen Fällen als Button mit dem Link (zu meinem Calendly-Link): https://calendly.com/stephanjorda/kostenloses-erstgespraech

      Antworten
  6. Hallo Stephan. danke für die super Erklärungen. Ich habe die Pro Version von Calendly. Mein Problem ist folgendes:
    Ich trage Termine bei Calendly ein, die dann ja gebucht werden können, sprich mit bestimmten Zeiten. Dese synchronisierensich dann aber nicht mit google calender, also kann ich die geblockten Zeiten nur in Calendly sehen und nicht in meinem Kalnder. Das ist natürlich sehr umständlich. Was mache ich falsch?

    Antworten
    • Hallo Henrike,
      Wenn ich dich richtig verstehe werden Termine, die über Calendly bei dir gebucht werden nicht mit dem Google-Kalender synchronisiert. Das sollte aber funktionieren – da gebe ich dir völlig Recht!
      Ist dein Google-Kalender unter „Konto -> Kalenderverbindung“ vorhanden und unter „Konfiguration“ – „Zum Kalender hinzufügen“ ebenfalls der richtige Kalender eingetragen?

      Antworten
  7. Hallo Stephan,

    Deine Einführung war sehr hilfreich und trotzdem hänge ich gerade.

    Ich möchte einen Gruppenveranstaltung an einem fixen Termin zu einer fixen Uhrzeit ausschreiben. Diese Veranstaltung soll für 20 Personen buchbar sein. Unter Datumsbereich habe ich den 02.10. eingegeben. Dauer mit 45 Min. Unter Verfügbarkeiten verwende ich den Arbeitsplan der Infoveranstaltung am 02.10. von 13.30 – 14.30 Uhr

    Mittlerweile habe ich alle möglichen Varianten durchgespielt, ohne Erfolg. Mein gewählter Termin – 02.10. ist im Calender nicht aufgeführt. Kannst Du mir weiterhelfen?

    Lieben Dank im voraus
    Brigitta

    Antworten
    • Hallo Brigitta,

      Vielen Dank für deine Frage. Zunächst müsstest du ein neues Ereignis erstellen und zwar als „Gruppenereignis“.
      Bei „Wann ist dieses Ereignis buchbar“ -> solltest du „eigene Stunden festlegen“ und anschließend in dem Kalender alle vorausgewählten Zeiten ggfls. löschen. Dann stellst du dort deinen Workshop-Termin ein.
      Es sollte dann für die Anzahl der von dir eingestellten „max. Teilnehmer“ buchbar sein.

      Antworten
  8. Hallo Stephan,

    erstmal vielen Dank für diese ausführliche Beschreibung und das Video.
    Ich habe mir zum testen die Gratis Version zugelegt und mit meinem GMail Account verbunden.
    Calendly habe ich auf meiner Seite eingebaut und es funktioniert auch soweit alles.
    Wenn ich jetzt zum einen Termin zum testen buche und dort eine GMail Adresse eingebe funktioniert alles Super.
    Die Einladung kommt an und ist auf deutsch. Wenn ich beim buchen jetzt z.b. eine Freenet Adresse von mir verwende,
    landet die Einladung immer im Spam Ordner und ist auf Englisch.
    Kennst Du auch das Problem?

    Danke und Gruß
    Carsten

    Antworten
    • Hallo Carsten,
      Danke für dein Interesse!

      Dieses Verhalten hatte ich bisher noch nicht beobachten können. Mögliche Ursachen: Calendly interpretiert die freenet-Adressen als englisch-sprachig, was wiederum dein Email-Provider als verdächtig einstufen könnte…
      – Schau einmal, ob die Ereigniseinstellungen auf deutsch eingestellt ist („Sprache des Eingeladenen“).
      – Du kannst die Email-Benachrichtigung anpassen („Email-Bestätigung -> personalisieren). Dort dann einfache Texte in deutsch verfassen und mit den Variablen wie gewünscht formulieren.
      Halte uns gerne auf dem Laufenden. LG Stephan

      Antworten
  9. Hallo Stephan,

    tolle und umfangreiche Ausführung zu Calendly – danke dafür! Weißt du, ob bzw. wie man einstellen kann, das Stornierungen bzw. das Verschieben eines Termins bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zulässig und zB. 24 Stunden vorher nicht mehr möglich ist.

    Beste Grüße
    Robert

    Antworten
    • Hallo Robert,
      eine gute Frage – leider habe ich dafür noch nichts gefunden. Das kannst du zumindest kommunizieren in den „Benachrichtigunen und Stornierungsbedingungen“ direkt im Ereignis.
      Was bei einer Verschiebung wieder zum Tragen kommt sind die eingestellten Werte bei „Wann ist dieses Ergeinis buchbar“ -> „Zusätzliche Regeln für Ihre Verfügbarkeit“. z.B. Wie viel Vorlauf zum nächst möglichen freien Termin gebucht werden kann. LG Stephan

      Antworten
  10. Hallo Stephan, vielen Dank für die sehr ausführliche Beschreibung. Frage: Läßt sich Calendly in die Google Business Seite einbetten um direkt aus Google Termine eine Booking Funktion zu generieren. So wie es bei Timify, SimplyBook.me und vCita geht? Danke schon mal für deine Antwort. Grüße Tom

    Antworten
    • Hallo Tom,
      ja, du kannst in Google My Business deinen Calendly-Link hinterlegen. Dieser wird dann entsprechend bei Maps etc. ausgespielt.

      Antworten

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